A. A Szolgáltató az ügyfél-átvilágítást a következő esetekben köteles elvégezni:
1) az üzleti kapcsolat létesítésekor;
2) pénzmosásra vagy a terrorizmus finanszírozására utaló adat, tény vagy körülmény felmerülése esetén, amennyiben az ügyfél-átvilágításra még nem került sor;
3) valamint, ha kétség merül fel a korábban rögzített ügyfélazonosító adatok valódiságával vagy megfelelőségével kapcsolatban.
A Szolgáltató köteles az üzleti kapcsolat létrejöttéről, vagy a megbízásáról szerződést kötni és az üzleti kapcsolat létesítésekor, vagy a szerződés megkötésekor az ügyfél-átvilágítást a jelen pontban foglaltak szerint elvégezni.
Amennyiben a Szolgáltató nem tudja végrehajtani az ügyfél-átvilágítást, akkor az érintett ügyfélre vonatkozóan a Szolgáltató köteles megtagadni az üzleti kapcsolat létesítését. Amennyiben a már meglévő ügyfél viszonylatában nem szerezhető be teljeskörűen a Pmt.-ben meghatározott kötelezően rögzítendő adatok köre, a Szolgáltató köteles az üzleti kapcsolatot megszüntetni. Azon ügyfelek vonatkozásában, akikkel a Szolgáltató 2017. június 26. előtt létesített üzleti kapcsolatot 2019. június 26-ig kell beszerezni azokat az adatokat, amelyek felvétele a korábbi 2007. évi CXXXVI. törvény alapján nem volt kötelező, de a hatályos Pmt. alapján már rögzíteni kell.
B. Az ügyfél-átvilágítás a következő intézkedéseket foglalja magában:
1) az ügyfél nevében vagy képviseletében eljáró személy azonosítása és a személyazonosságának igazoló ellenőrzése, képviseleti jogosultság ellenőrzése;
2) az ügyfél azonosítása és a személyazonosságának igazoló ellenőrzése;
3) a tényleges tulajdonos azonosítása;
4) adatrögzítés az üzleti kapcsolatra vonatkozóan;
5) az üzleti kapcsolat folyamatos figyelemmel kísérése (monitoring);
6) megerősített eljárás.
1) Az ügyfél nevében vagy megbízása alapján eljáró természetes személy azonosítása és személyazonosságának igazoló ellenőrzése
A Szolgáltató az azonosítás során az alábbi adatokat köteles rögzíteni:
a) családi és utónevét;
b) születési családi és utónevét;
c) állampolgárságát;
d) születési helyét, idejét;
e) anyja születési nevét;
f) lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét;
g) az azonosító okmányának típusát és számát.
Az ügyfél nevében vagy megbízása alapján eljáró természetes személy személyazonosságának igazoló ellenőrzése érdekében a Szolgáltató köteles megkövetelni az alábbi okmányok bemutatását:
a) magyar állampolgár személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványa és lakcímet igazoló hatósági igazolványa;
b) külföldi természetes személy útlevele vagy személyi azonosító igazolványa, feltéve hogy az magyarországi tartózkodásra jogosít vagy tartózkodási jogot igazoló okmánya vagy tartózkodásra jogosító okmánya.
A Szolgáltató köteles ellenőrizni a bemutatott okirat érvényességét, továbbá köteles a bemutatott okiratokról másolatot készíteni!
A Szolgáltató köteles ellenőrizni a meghatalmazás érvényességét vagy a képviseleti jogosultságot!
2) Az ügyfél (jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet) azonosítása.
Könyvviteli Szolgáltató ügyfele a tevékenység meghatározásából adódóan nem lehet természetes személy.
A Szolgáltató az azonosítás érdekében a jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet alábbi adatait köteles rögzíteni:
a) név és rövidített név;
b) székhelyének, külföldi székhelyű vállalkozás esetén – ha rendelkezik ilyennel – magyarországi fióktelepének címe;
c) főtevékenysége;
d) képviseletre jogosultak neve, beosztása;
e) kézbesítési megbízottjának az azonosításra alkalmas adatai;
f) cégjegyzékszáma, illetve egyéb jogi személy esetén a létrejöttéről (nyilvántartásba vételéről, bejegyzéséről) szóló határozat száma vagy nyilvántartási száma;
g) adószáma.
Az ügyfél személyazonosságának igazoló ellenőrzése érdekében a Szolgáltató köteles megkövetelni az alábbi – 30 napnál nem régebbi – okmányok bemutatását:
– mely szerint a belföldi gazdálkodó szervezetet a cégbíróság bejegyezte, vagy a bejegyzési kérelmét benyújtotta;
– egyéni vállalkozó esetében azt, hogy az egyéni vállalkozói igazolvány kiadása vagy a nyilvántartásba vételéről szóló igazolás kiállítása megtörtént;
– belföldi jogi személy esetén, ha annak létrejöttéhez hatósági vagy bírósági nyilvántartásba vétel szükséges, azt az okiratot, amely igazolja, hogy a nyilvántartásba vétel megtörtént;
– külföldi jogi személy, vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet esetén azt, amely igazolja, hogy a saját országának joga szerinti bejegyzése vagy nyilvántartásba vétele megtörtént;
– továbbá, ha a cégbejegyzési, hatósági vagy bírósági nyilvántartásba vétel iránti kérelem cégbírósághoz, hatósághoz vagy bírósághoz történő benyújtása még nem történt meg, a Szolgáltató kérje el a jogi személy, vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet társasági szerződését (alapító okiratát, alapszabályát).
Ez utóbbi esetben a szervezet köteles a cégbejegyzés, hatósági vagy bírósági nyilvántartásba vétel megtörténtét követő 30 napon belül okirattal igazolni, hogy a cégbejegyzés vagy nyilvántartásba vétel megtörtént. Ezen kötelezettségére a Szolgáltatónak írásban fel kell hívnia az ügyfél figyelmét.
A személyazonosságának igazoló ellenőrzése érdekében a Szolgáltató köteles ellenőrizni a bemutatott, azonosságot igazoló okirat érvényességét, a meghatalmazott esetében a meghatalmazás érvényességét, továbbá a képviselő képviseleti jogosultságát a jogi személyek és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetek esetében.
Az azonosítás és a személyazonosság igazoló ellenőrzése érdekében a Szolgáltató jogosult – kockázatérzékenységi alapon – a személyazonosságra vonatkozó adat nyilvánosan hozzáférhető nyilvántartás vagy olyan nyilvántartás alapján történő ellenőrzésére, amelynek kezelőjétől törvény alapján adatigénylésre jogosult.
3) A tényleges tulajdonos azonosítása
A tényleges tulajdonos a Pmt. alapján csak természetes személy lehet.
A jogi személy, vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet ügyfél képviselője köteles személyes megjelenéssel írásban nyilatkozni a jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet ügyfél tényleges tulajdonosáról a következő adatok megadásával:
a) családi és utónév;
b) születési családi és utónév;
c) állampolgárság;
d) születési hely, idő;
e) lakcím, ennek hiányában tartózkodási hely;
f) tulajdonosi érdekeltség jellege és mértéke;
g) a tényleges tulajdonos kiemelt közszereplőnek minősül-e.
A nyilatkozat az 1. számú melléklet szerinti formanyomtatvány (II. pontjának) kitöltésével tehető meg, illetve szerepelhet a Szolgáltató és az ügyfele között létrejött írásbeli szerződésben is.
Amennyiben az ügyfél nevében vagy megbízása alapján eljáró személy a nyilatkozattételt megtagadja, vagy az ügyfél-átvilágítás nem végezhető el teljes körűen, a Szolgáltató az ügyféllel nem létesíthet üzleti kapcsolatot, vagy köteles megszüntetni a vele fennálló üzleti kapcsolatot.
A kiemelt közszereplői nyilatkozat a Szabályzat 2. számú mellékletében található. A nyilatkozatot a szervezet képviseletében eljáró személy teszi valamennyi azonosítási kötelezettség alá tartozó tényleges tulajdonos viszonylatában.
Ha az ügyfél szervezet valamely tagja kiemelt közszereplőnek minősül:
– a nyilatkozatnak tartalmaznia kell, hogy a Pmt. 4. § (2) bekezdésének mely pontja alapján minősül kiemelt közszereplőnek;
– az üzleti kapcsolat létesítésére kizárólag a kijelölt vezető jóváhagyását követően kerülhet sor;
– amennyiben életszerű a kérdés a pénzeszközök forrására vonatkozó nyilatkozat kérése (pl.: magas törzstőke eredete, több millió forintos tagi kölcsön nyújtása);
– az ügyfél szervezetet magas kockázati kategóriába kell sorolni és az üzleti kapcsolatot megerősített eljárásban kell folyamatosan figyelemmel kísérni.
A Szolgáltató köteles intézkedéseket tenni a megtett nyilatkozat jogszabály alapján e célra rendelkezésére álló vagy nyilvánosan hozzáférhető nyilvántartásban történő ellenőrzése érdekében;
Az ügyfél képviselőjének tényleges tulajdonosra vonatkozó írásbeli nyilatkozata – kockázatérzékenységi megközelítés alapján – mellőzhető, ha a Szolgáltató a törvényben meghatározott adatokat a részére bemutatott okiratok, valamint a nyilvánosan hozzáférhető nyilvántartások vagy olyan nyilvántartások alapján rögzíti, amelyeknek kezelőjétől törvény alapján adatigénylésre jogosult. Ebben az esetben a Szolgáltató köteles az arra vonatkozó információt is rögzíteni, hogy az adatok rögzítésére az ügyfél írásbeli nyilatkoztatása mellőzésével került sor.
4) Adatrögzítés az üzleti kapcsolatra vonatkozóan
Az ügyfél-átvilágítás során a Szolgáltató köteles rögzíteni az üzleti kapcsolat vonatkozásában az alábbi adatokat:
1) szerződés típusa (megbízási, vállalkozási);
2) szerződés tárgya (komplex könyvviteli szolgáltatás nyújtása vagy konkrét feladat elvégzése);
3) időtartama (határozatlan idejű vagy határidő meghatározása);
4) teljesítés körülményei (szerződéskötés dátuma szóbeli szerződés esetén, ügyfél-átvilágítási adatlap kiállításának helye, ideje).
A Szolgáltató kockázatérzékenységi megközelítés alapján:
1) az üzleti kapcsolat létesítését a kijelölt vezetője jóváhagyásához kötheti;
2) kérheti ügyfelétől a pénzeszközök forrására vonatkozó információk rendelkezésre bocsátását (tagi hitel nyújtása, vagy törzstőkeemelés esetén lehet releváns).
5) Az üzleti kapcsolat folyamatos figyelemmel kísérése (monitoring)
Az ügyfél-átvilágítás kötelező eleme a monitoring tevékenység. A Szolgáltató az üzleti kapcsolat fennállása folyamán köteles a teljesített ügyleteket elemezni annak ellenőrzése érdekében, hogy azok összhangban vannak-e az ügyfelének a működéséről szerzett ismereteivel.
A Szolgáltató köteles biztosítani, hogy az üzleti kapcsolatra vonatkozó adatok és okiratok naprakészek legyenek.
Az üzleti kapcsolat fennállása alatt az ügyfél köteles a tudomásszerzéstől számított öt munkanapon belül a Szolgáltatót értesíteni az ügyfél-átvilágítás során megadott adatokban bekövetkezett változásokról, ezért az ügyfél e kötelezettségét a szerződésben javasolt szerepeltetni. A Szolgáltató köteles ügyfelei figyelmét felhívni az adatváltozások közlésének kötelezettségére.
A Szolgáltató – kockázatérzékenységi alapon – köteles különös figyelmet fordítani valamennyi összetett és szokatlan gazdasági eseményre, tevékenységre.
Szokatlan egy gazdasági esemény, tevékenység, ha nem konzisztens az adott ügyfélről kialakított képpel (az ügyfélprofillal), vagy az adott termékkel, illetőleg szolgáltatással kapcsolatban általánosan követett eljárásokkal, továbbá, ha nincs világosan érthető gazdasági célja vagy jogi alapja. Szokatlannak minősülhetnek a gazdasági események, illetve az ügyfél tevékenysége, ha az ügyfél korábbi gazdálkodásához képest indokolatlanul megváltozik a gazdasági események gyakorisága, nagysága, szerkezete, illetve az ügyfél tevékenysége. Összetett egy gazdasági esemény, illetve az ügyfél tevékenysége, ha az a megszokottakhoz képest bonyolult, nehezen átlátható és áttekinthető folyamatokon, résztvevőkön keresztül valósul meg.
6) Megerősített eljárás
A Szolgáltató kockázatérzékenységi alapon a monitoring tevékenységet megerősített eljárásban végzi. A – szabályzat későbbi részében szereplő – fokozott ügyfél-átvilágítás feltételeinek fennállása esetén a Szolgáltató mindenképpen megerősített eljárásban végzi a monitoring tevékenységet.
Megerősített eljárásban a könyvviteli Szolgáltató az alábbi intézkedéseket teszi:
a) az ügyfél által kibocsátott és befogadott számláknak, készpénzmozgásoknak az ügyfél tevékenységének irányultságával és volumenével történő összevetése, és ez alapján az ügyfél forgalmában a belső szabályzatban meghatározott kirívó, szokatlan körülmények, tranzakciók értékelése;
b) az a) pont szerinti értékelés eredménye alapján az ügyletek minősítéséhez – ha az szükséges – az ügyfél által kötött szerződések bekérése;
c) az ügyfél részéről bemutatott okiratok, nyilatkozatok, valamint a nyilvánosan hozzáférhető adatbázisok, illetve olyan nyilvántartások alapján, amelyeknek kezelőjétől törvény alapján adatigénylésre jogosult, az ügyfél-átvilágítás során rögzített adatokban bekövetkezett változások rendszeres ellenőrzése.
d) a kijelölt vezető a megerősített eljárás alá vont ügyfél működési körülményeire kiemelt figyelmet fordít.
A megerősített eljárás befejezését a Szolgáltató írásban rögzíti, amely tartalmazza a Szolgáltató megerősített eljárás során tett megállapításait, valamint az eljárás befejezésének indokát és időpontját. Ha a megerősített eljárás eredményeként a Szolgáltató bejelentést tesz a pénzügyi információs egység részére, úgy a bejelentés tartalmazza, majd a megállapításokat. Amennyiben a megerősített eljárás eredményeként az kerül megállapításra, hogy az ügyfél tevékenysége, ügyletei nem tartoznak bejelentési kötelezettség alá, úgy elég ezt feljegyzésszerűen rögzíteni az ügyfél dossziéban, vagy elektronikus formában a kijelölt vezető által használt számítástechnikai rendszerben.
C. Ügyfél-átvilágítás során felvett adatok ellenőrzése, kétség alapjául szolgáló adatok tények
A Szolgáltató köteles a tényleges tulajdonos személyazonosságára vonatkozó adat ellenőrzésére az alábbi igazolható módokon:
a) okiratok alapján, amelyeket az ügyfél képviselője mutat be (pl.: külföldi cégbejegyzésről szóló okirat, külföldi hatóság által kiállított személyazonosságot igazoló okmány másolata, stb.);
b) nyilvánosan hozzáférhető nyilvántartásokban, adatbázisokban (céginformációs adatbázis, interneten kereséssel elérhető adatok, stb.);
c) olyan törvényesen hozzáférhető nyilvántartásokban, adatbázisokban amelyek tartalma a Szolgáltató számára megismerhető (NAV adatbázisából elérhető adatok, stb).
Amennyiben a tényleges tulajdonos kilétével kapcsolatban kétség merül fel, akkor a Szolgáltató az ügyfelet ismételt írásbeli nyilatkozattételre szólítja fel.
Kétség különösen a következő esetekben kell, hogy felmerüljön a Szolgáltató ügyfél-átvilágítást végző képviselőjében:
– az ügyfél-társaságban olyan külföldi bejegyzésű szervezet tag van, amelynek a – nyilatkozatban szereplő – természetes személy tulajdonosai a Szolgáltató számára nem ellenőrizhetőek bemutatott okirat, nyilvános adatbázis, vagy a Szolgáltató számára hozzáférhető más hiteles adatbázis alapján;
– a vezető tisztségviselő egyben tag is az ügyfél társaságban, ugyanakkor a szerződéskötéskor önállóan nem képes nyilatkozni, a vele együtt érkező másik személy nyilatkozik a társaság nevében a Szolgáltatónál, akinek személye a társasághoz a céges okmányok alapján nem köthető, vagy telefonon kapja meg a szükséges információkat a válaszadáshoz;
– a vezető tisztségviselő egyben tag is az ügyfél társaságban, de megjelenése, képességei alapján nem feltételezhető, hogy a társaság tevékenységi körébe tartozó feladatok ellátására, felügyeletére alkalmas lenne.
Ha a tényleges tulajdonos kilétével kapcsolatos kétség megnyugtatóan nem szűnik meg, akkor az ügyféllel üzleti kapcsolat nem létesíthető, illetve az üzleti kapcsolatot meg kell szűntetni, ha a kétség az üzleti kapcsolat fennállása során az ügyfél szervezetben bekövetkezett változás során merült fel.
A Szolgáltató a Szabályzat IV. fejezetében meghatározott bejelentést tesz a pénzügyi információs egységként működő hatóság részére az ügyfél által kezdeményezett, de kétség miatt létre nem jött üzleti kapcsolat miatt, továbbá, ha az ügyfél közreműködésének hiánya, vagy félrevezető tevékenysége miatt az ügyfél-átvilágítási intézkedéseket nem tudja végrehajtani.
D. Egyszerűsített és fokozott ügyfél-átvilágítás, belső eljárási rend
A Szolgáltató az alábbi ügyfelek esetében alkalmazhat egyszerűsített ügyfél-átvilágítást:
a) közigazgatási hatóság,
b) többségi állami tulajdonú gazdasági társaság,
c) egyéni vállalkozó,
d) őstermelő,
e) a Pmt. 1. § (1) bekezdés a)-e) pontjában meghatározott, az Európai Unió területén székhellyel rendelkező Szolgáltató vagy olyan, harmadik országban székhellyel rendelkező – a Pmt. 1. § (1) bekezdés a)-e) pontjában meghatározott – Szolgáltató, amelyre a Pmt.-ben meghatározottakkal egyenértékű követelmények vonatkoznak, és amely ezek betartása tekintetében felügyelet alatt áll,
f) olyan gazdasági társaság, amelynek értékpapírját egy vagy több tagállamban bevezették a szabályozott piacra, vagy olyan harmadik országbeli társaság, amelyre a közösségi joggal összhangban lévő közzétételi követelmények vonatkoznak,
g) a Pmt. 5. §-ában meghatározott felügyeletet ellátó szerv,
h) helyi önkormányzat, a helyi önkormányzat költségvetési szerve vagy a g) pontba nem tartozó központi államigazgatási szerv,
i) az Európai Parlament, az Európai Unió Tanácsa, az Európai Bizottság, az Európai Unió Bírósága, az Európai Számvevőszék, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság, a Régiók Bizottsága, az Európai Központi Bank, az Európai Beruházási Bank vagy az Európai Unió más intézménye vagy szerve.
Egyszerűsített ügyfél-átvilágítás esetében a Szolgáltató rögzíti az ügyfél-szervezet képviseletében eljáró személy, valamint az ügyfél-szervezet adatait, de nem rögzíti a tényleges tulajdonosra vonatkozó információkat. Továbbá célszerű, de nem kötelező a személyazonosság igazoló ellenőrzését elvégeznie, illetve a képviseleti jogosultságról megbizonyosodnia. Fentieken kívül az üzleti kapcsolat folyamatos figyelemmel kísérésére köteles a Szolgáltató, ha az egyszerűsített ügyfél-átvilágítás feltételei fennállnak.
Fokozott ügyfél-átvilágítást a Szolgáltató akkor alkalmaz, ha:
a) a Pmt. 17. § (1) bekezdésében meghatározottak szerint az ügyfél, a rendelkezésre jogosult, a képviselő vagy a meghatalmazott nem jelent meg személyesen az azonosítás és a személyazonosság igazoló ellenőrzése céljából;
b) a jogi személy, vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet tényleges tulajdonosa kiemelt közszereplő;
c) magas kockázatra vonatkozó tényező merül fel az ügyfél esetében.
Abban az esetben, ha az ügyfél képviselője, meghatalmazottja nem jelent meg személyesen az azonosítás és személyazonosság igazoló ellenőrzése céljából a Szolgáltatónál köteles az ügyfél-átvilágítás során kötelezően rögzítendő adatokat tartalmazó okiratok hiteles másolatát megküldeni a Szolgáltató részére.
A – következő fejezetben leírt – más Szolgáltató által végzett ügyfél-átvilágítási intézkedések eredményének elfogadása szintén személyes megjelenés nélkül végrehajtott ügyfél-átvilágítás esetkörébe tartozik.
Szintén fokozott ügyfél-átvilágítást alkalmaz a Szolgáltató abban az esetben, ha az ügyfél-szervezet valamely tagja kiemelt közszereplőnek minősül, továbbá ha a szabályzat III. fejezetében részletezett belső kockázatértékelés alapján magas kockázatra vonatkozó tényező merül fel valamely ügyfél vonatkozásában.
A felsorolt, fokozott ügyfél-átvilágítás végrehajtását igénylő esetekben a Szolgáltató az általános intézkedéseken felül:
1) Pénzeszköz forrására vonatkozó információkat kér az ügyféltől (törzstőke, tagi kölcsön esetében);
2) A kijelölt vezető jóváhagyását követően köt szerződést a szolgáltatás nyújtására;
3) Az üzleti kapcsolatot megerősített eljárásban kezdi el figyelemmel kísérni.
E. Más Szolgáltató által végzett ügyfél-átvilágítási intézkedések eredményének elfogadása, belső eljárási rend
A Szolgáltató – saját felelősségére – jogosult elfogadni bármely más Szolgáltató által – elvégzett ügyfél-átvilágítás során – rögzített adatokat ügyfél-átvilágítás céljából, ha a másik Szolgáltató:
a) Magyarország területén vagy az Európai Unió más tagállamában székhellyel, fiókteleppel, vagy telephellyel rendelkezik vagy
b) nem felel meg az előző pontban leírtaknak, de a Pmt.-ben meghatározott ügyfél-átvilágítási és nyilvántartási követelményeket alkalmaz és van a Pmt.-ben meghatározottakhoz hasonló felügyeleti szerve, vagy székhelye, fióktelepe, telephelye olyan harmadik országban van, amely a Pmt.-ben meghatározottakkal egyenértékű követelményeket ír elő.
Nem fogadható el az olyan országban végzett ügyfél-átvilágítás eredménye, amely stratégiai hiányosságokkal rendelkező, kiemelt kockázatot jelentő harmadik országnak minősül. (Kivételt képez ez alól a Pmt. 62. §-ban meghatározott csoportszintű politika szerinti eljárás.)
Az ügyfél-átvilágítás során rögzített adatokat bármely Szolgáltató csak az ügyfele kifejezett hozzájárulása esetén adhatja át már Szolgáltató részére.
Az adatokat átadó és az adatokat elfogadó Szolgáltató megállapodását követően az adatokat átadó Szolgáltató az adatokat és a személyazonosság igazoló ellenőrzése érdekében készített okirat másolatokat haladéktalanul átadja az adatokat elfogadó Szolgáltató részére annak írásbeli kérése alapján.
Kiszervezett tevékenység esetében a kiszervezett tevékenységet végző a Szolgáltató részének minősül e fejezetben tárgyaltak szempontjából.
F. Ügyfél-átvilágítás során alkalmazandó eljárási, magatartási normák
A szabályzat II. fejezetének B. pontjában szereplő ügyfél-átvilágítási intézkedéseket az üzleti kapcsolat létesítésekor, illetve folyamatosan az üzleti kapcsolat fennállása alatt kell elvégeznie a Szolgáltatónál erre a feladatra kijelölt vezetőnek vagy foglalkoztatottnak.
Az ügyfél-adatok beszerzése már az üzleti kapcsolat létrejötte előtt a leendő ügyfél képviselőjével folytatott előzetes beszélgetés során kezdetét veszi. A Szolgáltató képviselője, már ebben a kezdeti szakaszban megtudja az ügyfél szervezet és a képviselője nevét. Ezek az információk már elegendőek a meghiúsult (megkísérelt) üzleti kapcsolat során tapasztalt bejelentésre okot adó körülmény alkalmával tett bejelentés esetén az ügyfél azonosításához.
Az üzleti kapcsolat létesítésével egyidejűleg végrehajtott ügyfél-átvilágítási intézkedések elvégzése során a Szolgáltató képviselőjének törekednie kell arra, hogy az ügyfél szervezet vezetéséről, tulajdonosairól, tevékenységéről a lehető legtöbb információt beszerezze, amely alapján – a szabályzat későbbi fejezetében ismertetett – kockázati kategóriába sorolást is el tudja végezni.
Az üzleti kapcsolat létesítésekor az ügyfél képviselőjét tájékoztatni kell, hogy a Pmt. vonatkozó rendelkezései alapján történik az adatok felvétele és az okmányok másolása. Továbbá írásban fel kell hívni a figyelmét a rögzített adatokban bekövetkezett változások esetén történő – 5 munkanapon belüli – tájékoztatási kötelezettségére.
A Szolgáltató számára hozzáférhető nyilvántartásokban illetve nyilvános adatbázisokban az ügyfél-átvilágítás során rögzített adatokat ellenőrizni kell. Ha nincs a hozzáférhető adatbázisokban erre vonatkozó adat, akkor az ügyfél képviselőjét fel kell szólítani igazoló okirat bemutatására.
Az ügyfél-szervezet azonosított tényleges tulajdonosai vonatkozásában a – a szabályzat későbbi fejezetében részletezett – pénzügyi, vagyoni korlátozó intézkedésekkel kapcsolatos szűrést el kell végeznie a Szolgáltatónál erre kijelölt személynek.
Az üzleti kapcsolat fennállása során a könyvelésre átadott bizonylatok és a vezető tisztségviselővel folytatott kommunikáció során törekedni kell az ügyfél tényleges tevékenységének megismerésére, az összetett és szokatlan ügyletek hátterének feltérképezésére. Az üzleti kapcsolat során folytatott monitoring tevékenység következtében az ügyfél kockázati kategóriába sorolása megváltozhat.
Az ügyfél-átvilágítás során tapasztalt bejelentésre okot adó körülmény felmerülése esetén az ügyfél-átvilágítást végző személy a kijelölt személy részére bejelentést tesz az erre a célra rendszeresített – mellékletben szereplő – okmány kitöltésével és átadásával.
G. Ügyfél átvilágítás belső eljárási rendje
Az adatok felvétele, az okiratok ellenőrzése, másolása
Az ügyfél-azonosítást, a tényleges tulajdonos azonosítását, a személyazonosságot igazoló okiratok ellenőrzését és másolását, az adatok felvételét és rögzítését a Szolgáltató vezetője által az ügyféllel való kapcsolattartásra, a könyvviteli (könyvelői) tevékenység munkaköri feladatként történő végzésére kijelölt alkalmazott (a továbbiakban: kapcsolattartásra kijelölt alkalmazott) – ennek hiányában a Szolgáltató vezetője köteles elvégezni. Ha a Szolgáltató alkalmazottat nem foglalkoztat, az itt meghatározott feladatokat a Szolgáltató vezetője köteles elvégezni.
Az adatok rögzítésének módja
Az adatokat e Szabályzat 1. számú melléklete szerinti formanyomtatvány alkalmazásával kell rögzíteni.
A rögzített adatok tárolása
Az ügyfél-átvilágítás során rögzített adatokat, nyilatkozatokat tartalmazó okiratokat a kapcsolattartásra kijelölt alkalmazott – ennek hiányában a Szolgáltató vezetője – az ügyfél egyéb irataitól elkülönítve, ügyfelenként külön vezetett, személyenként visszakereshető és azonosítható mappában papír alapon zárt szekrényben tárolja.
Az üzleti kapcsolat folyamatos figyelemmel kísérésének felelőse
Az üzleti kapcsolat folyamatos figyelemmel kísérését a Szolgáltatónak az ügyféllel való kapcsolattartásra kijelölt alkalmazottja köteles elvégezni. Ennek során köteles az üzleti kapcsolatot folyamatosan figyelemmel kísérni annak megállapítása érdekében, hogy az adott megbízás összhangban van-e az ügyfélről a jogszabályok alapján rendelkezésre álló adataival. A Szolgáltató köteles biztosítani, hogy az üzleti kapcsolatra vonatkozó adatok, okiratok naprakészek legyenek. Ennek érdekében az ügyfél-átvilágítás során megadott adatokban, illetve a tényleges tulajdonos személyét érintően bekövetkezett változásokat fel kell jegyezni. Ha a Szolgáltató alkalmazottat nem foglalkoztat, az itt meghatározott feladatokat a Szolgáltató vezetője köteles elvégezni.
A Kit. szűrő-monitoring rendszer üzemeltetésének felelőse
A pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedések végrehajtása érdekében a szűrő-monitoring rendszer üzemeltetéséért a Szolgáltató vezetője a felelős.
Előzetesen auditált elektronikus hírközlő eszköz
Szolgáltató nem alkalmaz az ügyfél-átvilágítás során előzetesen auditált elektronikus hírközlő eszközt.