A könyvviteli szolgáltatásban feladatokat ellátó vezető, foglalkoztatott (segítő családtag, alvállalkozó) az ügyfél-átvilágítási intézkedések során a Szolgáltató birtokába jutott személyes adatokat kizárólag a Pmt.-ből eredő feladatainak végrehajtása céljából ismerheti meg és kezelheti. A könyvviteli szolgáltatási szerződés (üzleti kapcsolat) megszűnésétől számított 8 évig jogosult a Szolgáltató az ügyfél-átvilágítás során rögzített adatokat kezelni.
A Szolgáltató az üzleti kapcsolat megszűnésétől számított 8 évig köteles megőrizni:
a) az ügyfél-átvilágítási kötelezettség során birtokába jutott személyes adatnak nem minősülő adatokat,
b) minden egyéb, az üzleti kapcsolattal összefüggésben keletkezett adatot, iratot,
c) az ügyfél-átvilágítás során birtokába jutott okiratot, illetve okiratok másolatát,
d) a bejelentés teljesítését, ügylet felfüggesztését igazoló iratot,
e) a pénzügyi információs egység részére teljesített adatszolgáltatáshoz kapcsolódó iratokat, iratmásolatokat.
A Szolgáltató a megőrzési határidő leteltét követően köteles haladéktalanul törölni, illetve megsemmisíteni a fentiekben felsorolt adatokat, iratokat, okiratmásolatokat kivéve, ha a Pénzmosás és Terrorizmusfinanszírozás Elleni Iroda, nyomozóhatóság, ügyészség, bíróság megkeresésében a megőrzési határidő meghosszabbítására intézkedett a Szolgáltató felé. Az iratmegőrzési határidő ebben az esetben az üzleti kapcsolat megszűnését követő maximum 10 év lehet, ha nevezett hatóságoknak folyamatban lévő, vagy jövőben megindítandó eljárás lefolytatásához van szükségük a Szolgáltató által kezelt adatokra, iratokra, okiratmásolatokra.
A hatóságok az eljárás jogerős lezárásáról vagy a megindítani tervezett eljárás meghiúsulásáról a Szolgáltatót haladéktalanul értesítik, ha a megőrzési határidő meghosszabbítását kérték.
A kijelölt vezető köteles gondoskodni arról, hogy a Szolgáltatónál a fentiekben leírt adatkezelési előírások maradéktalanul betartásra kerüljenek. Az adat, iratmegőrzési határidő leteltét követően az adatok, iratok, okirat másolatok haladéktalanul törlésre, megsemmisítésre kerüljenek.